Memahami bagaimana tips pengelolaan arsip adalah kunci keberhasilan pengarsipan di organisasi maupun perusahaan. Arsip berfungsi mencatat atau merekam memori, keputusan, maupun tindakan yang diwariskan lintas generasi dan tidak tergantikan.
Maka, mengelola arsip secara tepat, efektif, dan efisien diperlukan agar bisa melestarikan peruntukan serta nilai guna arsip tersebut. Apalagi, arsip merupakan sumber informasi sah yang berperan penting dalam kegiatan administrasi sekaligus menjaga memori individu maupun kolektif.
Lantas, apa saja jenis arsip yang dikenal? Bagaimana tips pengelolaan arsip yang tepat?
Jenis Arsip
Sistem pengarsipan mengenal tiga jenis arsip yang dikelola, mencakup:
1. Arsip Dinamis
Merujuk pada arsip yang dimanfaatkan secara langsung sepanjang aktivitas pembuat arsip serta disimpan dalam periode waktu tertentu. Arsip dinamis menjadi indikator pengukuran suatu kegiatan serta bukti dasar pengambilan keputusan. Termasuk arsip dinamis adalah arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip vital.
2. Arsip Statis
Suatu arsip digolongkan ke dalam arsip statis jika mempunyai nilai guna historis, sudah lewat masa retensinya, dan berstatus dipermanenkan.
2. Arsip Terjaga
Merupakan arsip negara yang berhubungan dengan eksistensi serta kelangsungan hidup suatu bangsa dan negara. Maka, arsip terjaga harus terjamin keutuhan, keselamatan, dan keamanannya.
Tips Pengelolaan Arsip
Setelah Anda mengenali apa saja jenis arsip, bagaimana tips pengelolaan arsip yang efektif dan efisien?
1. Pisahkan arsip dan non arsip
Arsip yang berantakan harus dipisahkan lebih dulu dari barang-barang yang tidak berkaitan. Misalnya, blanko, amplop, map, dan plastik.
2. Pilah Arsip
Arsip yang sudah terkumpul dan bersih dari “sampah” kemudian dipilah sesuai tahun terbit dan unit kerja pembuat arsip.
3. Kelompokkan Berkas
Berkas mengacu pada kumpulan surat yang memiliki kesamaan topik maupun berkaitan dengan kegiatan serupa. Berkas bisa tunggal, tetapi bisa juga berkelompok. Arsip berkelompok inilah yang perlu dicari dan disatukan agar berkumpul dalam berkas utuh.
4. Masukkan Dalam Folder Arsip
Setelah berkas dikelompokkan dengan rapi, setiap kelompok berkas perlu dimasukkan ke dalam folder arsip. Setiap folder diisi satu berkas, baik berkas tunggal maupun kelompok.
5. Catat Dalam Daftar Arsip
Buat catatan daftar arsip sesuai kronologis tahun dan klasifikasi topik atau masalah arsip. Daftar arsip bisa Anda kelompokkan sesuai jenisnya. Contoh, bagi daftar arsip menjadi daftar arsip aktif, inaktif, dan arsip yang diberikan kepada pihak lain.
6. Tata Arsip Dalam Lemari Khusus
Untuk menjaga kerapian arsip, tata berkas-berkas tersebut dalam lemari khusus atau filling cabinet. Susun berurutan menurut klasifikasi masalah untuk arsip aktif. Sementara, arsip inaktif bisa disimpan terpisah dalam boks arsip.